Система распознавания и передачи данных в SAP

Заказчик
REXAM (http://www.rexam.com/)
ИТ-поставщик
Aflex
Год завершения проекта
2015
Сроки выполнения проекта
Февраль, 2014 — Май, 2015
Масштаб проекта
2400 человеко-часов
10 автоматизированных рабочих мест
Цели
Система является программным средством потоковой обработки документов компании, целями которой являются:
- массовое сканирование входящих бумажных документов;
- распознавание данных документов в автоматическом режиме
- структурированное хранение отсканированных копий первичной документации;
- автоматизированная проверка комплектности документов;
- обеспечение возможности ознакомления с данными при физической недоступности оригиналов документов;
- уменьшение негативных последствий утери оригиналов документов.

Уникальность проекта

Данный проект обеспечивает обработку в едином контуре документов на 4 языках (русский, английский, немецкий, литовский) и в соответствии со стандартами иностранных государств.
Глубокая интеграция с системой SAP.
Использованное ПО
Kofax Capture 10
Kofax Transformation Modules 5/6
Kofax VRS Elite.
Описание проекта
Бизнес компании предполагает большой объем работ, связанных с бумажной документацией и ее обработкой. Компании Рексам в России требовалось сократить временные и трудовые затраты на обработку комплектов первичных финансовых документов. Производитель поставил задачу в короткий срок автоматизировать процесс перевода финансовых документов в электронный вид, с последующим извлечением необходимой информации в ERP-систему SAP и формированием автоматических проводок. В связи с этим было принято решение по внедрению системы для автоматизированной обработки и распознаванию документов Kofax. Объектами автоматизации являются предприятия Заказчика, на которых осуществляется сканирование и ввод первичной бухгалтерской документации. Обрабатываются следующие документы: - Российская счёт-фактура - Декларация - Зарубежный инвойс - Приходная накладная - Накладная Торг-12 - Акт Система обеспечивает выполнение следующих функций: - функции сканирования данных; - функции улучшения скан-образов документов; - функции распознавания и верификации; - экспорт данных из обработанных документов в SAP, с созданием документа внутри SAP и сохранением скан-образа в формате TIFF через SAP ArchiveLink. Система обрабатывает 1 700 000 документов в год. В результате проекта снизились трудозатраты финансового отдела на обработку первичных документов, повысилась эффективность бизнес-процессов. Сейчас в компании с помощью решений Kofax обрабатываются зарубежные и российские счета, декларации, приходные и товарные накладные, российские счёт-фактуры, акты.
География проекта
Объектами автоматизации являются предприятия Заказчика – ООО «REXAM Наро-Фоминск» - Московский офис, Наро-Фоминский офис, Всеволожский офис и офис в Челябинской области.
Дополнительные презентации:
Сценарий для Проект Года.pdf
Rexam ТЗ.pdf
Коментарии: 27

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Виктор Федько
    Рейтинг: 292
    АО МПО им.И.Румянцева
    Зам. начальника управления информационных технологий
    18.06.2014 10:20

    Обучать, просвещать, помогать, подсказывать — а то вдруг сами все сделают:)

    Да не сделают ! Как-то все очень сумбурно и хаотично. И мухи и котлеты в одном флаконе.)). Давайте попробуем отделить.

    BYOD, планшеты, СПО, соц. сети, ноутбуки и т.п - это НЕ ИТ в нашем понимании. Это теперь уже "носовые платки". Не иметь и не пользоваться неприлично. Вот все умеют и пользуются в меру образованности. Да, скачать приложение на смартфон может даже второклассник. И его отец, менеджер, к примеру, - тоже. и что дальше ?

    А что такое современные ИТ ?
    Это - выстраивание ИТ-стратегии, создание структуры КИС, выбор программно-аппаратной платформы, реализация, внедрение, эксплуатация, развитие. Разработка и внедрение прикладного ПО. Это так, на вскидку. Много еще чего можно сюда дописать.
    Вот это и есть те самые "сакральные"знания, не доступные остальным.
    Да, узкий бизнес-пользователь может найти какое-то специализированное ПО, принести , установить (у нас за это сразу кое-что отрезают. Да и нет у них такой возможности - отобраны все админские права). Может попросить установить с обоснованием - нет проблем.
    Есть знания "общего" порядка,есть узко специальные. BYOD - да пожалуйста. (на эту тему тут за последний год много копий сломано в разных дискуссиях, посмотрите). Использовать какой-то пакет, нужный и важный тебе - Бога ради.
    А как насчет CISCO настроить?
    VMware поднять ?
    Exchange ?
    Сетку сконфигурить?
    Выбрать оборудование, ЦОД спроектировать?
    Тоже каждый продвинутый может?

    Да никогда, не их это дело, не их работа. Есть специально обученные люди.

    Сегодня 35% SaaS приложений используются в компаниях без официального одобрения со стороны ИТ.

    Это говорит только об одном - о бардаке в этих компаниях в части ИБ и части использования ИТ. Ни о чем более.

    Да, определенные процессы надо возглавлять. Помогать, обучать, подсказывать Но не более того.
    Помните, как говорят? Все знают , как надо управлять государством, лечить и играть в футбол. Теперь можно добавить - все разбираются в ИТ. В той же степени.

  • Марк Шварцблат
    Рейтинг: 10
    КТ "Акведук"
    ИТ-директор
    18.06.2014 11:53

    Всё контролировать надо только в очень определенных сферах. В остальных случаях надо считать экономику. Вполне возможно, что достаточно контроля ключевых точек и технологий.

  • Александр Щетинин
    Рейтинг: 10
    ООО "Тюменьнефтегазпроект"
    Зам. исполнительного директора по ИТ
    19.06.2014 06:43

    Допускаю, что существуют организации, в которых "чих" пользователя считается противозаконным, но в моем ведении и представлении, чем больше инициатив от пользователей - тем лучше. Разве что, какова форма инициативы?
    Лично я предпочитаю вывести инициативного пользователя на диалог, обсудить с ним его предложения, вместе рассмотреть положительные и отрицательные стороны, показать ему степень влияния его решения на остальные процессы организации и т.д. В большинстве случаев, после такого диалога, либо формируется обоюдно поддерживаемое решение вызревающее в новый сервис, либо предложение признается ненужным. Собственно и все.
    Насчет интернет-сервисов, которые пользователи могут применить на рабочем месте. Лично я не вижу ни одного полезного интернет-сервиса, который бы помог сотруднику выполнять его обязанности лучше в рамках нашей организации. Сплошная развлекуха. Бессмысленная и беспощадная.

    • Марк Шварцблат Александр
      Рейтинг: 10
      КТ "Акведук"
      ИТ-директор
      19.06.2014 08:13

      А если нет своего портала с доступом из любой точки? Надо поработать дома с большими файлами, а флешки запрещены и файловое хранилище снаружи недоступно? :)

      • Александр Щетинин Марк
        Рейтинг: 10
        ООО "Тюменьнефтегазпроект"
        Зам. исполнительного директора по ИТ
        19.06.2014 08:30

        Тогда купите домой кульман.
        Мы в каком веке живем? :)
        А если серьезно, то все просто. Все наши пользователи, которые хотят поработать удаленно, получают доступ по VPN к своему рабочему месту. Таким образом, не нужны флешки, облачные хранилища, файлообменники и прочая фигня.

      • Эдуард Иванов Марк
        Рейтинг: 13
        74.ru
        Руководитель ИТ
        19.06.2014 13:44

        Любое "А если" имеет свою конкретику и специфику. Без этого все "если" превращаются в известную поговорку про бабушку, которая если что, то была бы дедушкой.
        ИТ-служба которая вместо решения задач бизнеса, ищет способы эти задачи не решать - подлежит немедленному роспуску.

        • Марк Шварцблат Эдуард
          Рейтинг: 10
          КТ "Акведук"
          ИТ-директор
          19.06.2014 14:33

          Поэтому, если надо для дела то использование любых внешних сервисов постоянное или временное - возможно.

  • Эдуард Иванов
    Рейтинг: 13
    74.ru
    Руководитель ИТ
    19.06.2014 08:09

    Хотят пользоваться - на здоровье.
    Надо только четко разграничить полномочия - где ваше а где наше, и оценить возможные риски. Чтобы не получилось так, что пользователи наставят себе чего ни попадя, а айтишники потом разгребают.

    • Александр Щетинин Эдуард
      Рейтинг: 10
      ООО "Тюменьнефтегазпроект"
      Зам. исполнительного директора по ИТ
      19.06.2014 08:33

      Именно так. Помню, лет 10 назад, случился у пользователя памятный инцидент. В AutoCAD не сохранялись или не редактировались изображения (точно не помню). Убил на выяснение причин целый день. Оказалось, что у пользователя на машине был установлен свежий по тем временам ACDSee, с его же "хотелок", который конфликтовал с AutoCAD'ом!
      Вот и иди на поводу у пользователя в погоне за свежими и прикольными программами.

      • Александр Шняк Александр
        Рейтинг: 35
        ООО "Управляющая компания холдинга "Белорусская кожевенно-обувная компания "Марко"
        Начальник управления информационных технологий
        19.06.2014 10:21

        лет 10 назад и ПО было разношерстнее и состыковывалось оно между собой не ахти на уровне ОС. Сейчас получше ситуация. Но, думаю, всемогущих и всезнающих в ИТ службах априори у нас по такому поводу нет и ситуация вполне может повторится уже под контролем ИТ

      • Эдуард Иванов Александр
        Рейтинг: 13
        74.ru
        Руководитель ИТ
        19.06.2014 13:34

        Самый простой и эффективный способ отучить пользователей ставить разные прикольные программы - заставлять их покупать эти самые программы. Хочет человек себе фотошоп - так ему и говоришь - "без проблем, но у нас нет свободной лицензии. 30000 руб - и будет тебе счастье." И проблема отпадет сама собой. У всех будет стоять только то, что нужно.

        • Виктор Федько Эдуард
          Рейтинг: 292
          АО МПО им.И.Румянцева
          Зам. начальника управления информационных технологий
          19.06.2014 14:44

          Где-то сработает, где-то нет. Не факт, что пользователь отступится. За 30 тыс. - возможно. Но есть много всего дешевле. И купит, и поставит - есть такие "любители" быть впереди планеты всей))).
          Так что, политика ИБ и т.п должна быть единой для всех. Стараться не запрещать, а контролировать.

          • Эдуард Иванов Виктор
            Рейтинг: 13
            74.ru
            Руководитель ИТ
            19.06.2014 15:58

            И купит, и поставит - в Москве, возможно, пользователи денех не считают, но за МКАДом ситуация несколько иная.
            А бездумные запреты - они конечно, до добра не доводят.

            • Виктор Федько Эдуард
              Рейтинг: 292
              АО МПО им.И.Румянцева
              Зам. начальника управления информационных технологий
              19.06.2014 16:39

              Так хорошо еще, если купит ! А то ведь "крякнутое" поставит и нет проблем. У него. А у остальных - понятно что будет)))

    • Виктор Федько Эдуард
      Рейтинг: 292
      АО МПО им.И.Румянцева
      Зам. начальника управления информационных технологий
      19.06.2014 15:41

      Вот вот! Верно. Я и я о том же.

  • Андрей Федоров
    Рейтинг: 10
    Lemon Technologies Group
    Генеральный директор
    19.06.2014 10:45

    У нас, на мой взгляд, достаточно лояльный подход к использованию корпоративного ПО. Если что-то действительно нужно, в т.ч. из облачных сервисов - запрос на ServiceDesk и приобретем или подключим. Запрос на софт бывает, но, как правило, пользователи просто не знают, что функциональный аналог у них уже есть, либо что то-же самое можно делать с использованием имеющегося ПО. Грубо говоря могут просить Adobe Photoshop, хотя Paint.NET более чем достаточно. Прав администратора ни у кого из пользователей нет, иначе даже лицензии не проконтролировать.

    Что касается веб сервисов, специально мы доступ к ним не контролируем и не запрещаем, тем более, что мониторить все доступы к облачным приложениям по 80/443 порту трудозатратно. Счет на оплату IT сервиса без моего согласования никто не оплатит. Если пользователи нашли интересный бесплатный облачный сервис - "флаг в руки", за этим не уследишь. Но даже при том, что у нас средний возраст в компании 33 года, речь об использовании внешних облачных сервисов не заходит, хватает функционала уже установленного ПО.

    Доступ из дома по VPN с корп. оборудования по RDP, к некритичным сервисам по https, почта с мобильных устройств. Так что проблем с доступом к корп. ресурсам из любого места нет. Это можно рассматривать как брешь в безопасности, но тот кто имеет доступ к данным при желании умыкнет без проблем, никакие DLP системы не помогут.

    Не смотря на обилие облачных предложений чего-то реально стоящего, способного повысить продуктивность работы сотрудников на горизонте я не наблюдаю. Skype заведен на корпоративную АТС и кому надо устанавливаем клиента с обрезанием пиринга. Соцсети пользуют маркетологи и HR, ну и пусть пользуют. Все подписывали соглашение о неразглашении комм. инфо при заключении трудового договора. Это фикция, конечно, с т.з. наказания, но все-таки.

    Софт для проведения вебинаров, опросов и пр. подобное есть корпоративный, но при должном обосновании подключаем внешние сервисы. Бесплатных нормальных на нужное кол-во людей подобных сервисов нет, значит так или иначе придется согласовывать счет в ИТ.

  • Сергей Таран
    Рейтинг: 10
    ОНЛАНТА
    Генеральный директор
    19.06.2014 11:27

    Наверно, один из главных источников проблем, связанных с появлением мобильных устройств в корпоративной сети, - наличие огромного количества облачных сервисов (например, Яндекс, Google Диск), которые очень удобны, легко доступны для пользователя, и бесплатны. Там есть почта, возможности просмотра и редактирования документов, хранения файлов, а также мобильные версии. Это приводит к тому, что конфиденциальная информация туда просачивается.

    Если, к примеру, не сделать свой сервис по рассылке файлов больших объемов, чтобы создать разумную альтернативу массовым облачным сервисам, можно сколько угодно запрещать, люди все равно будут пользоваться удобным сервисом. Сотрудники «не успевают» даже подумать, что файл, размещенный на внешних облачных сервисах (чтобы коллега быстро выполнил важную задачу), остается, даже если пользователь его удалил. Ни Google, ни Яндекс не удаляют ни одной записи. Они помечают ее как удаленную, ты или другие пользователи ее не видят, но Яндекс и Google видят. Т.е. конфиденциальная информация, попавшая на общественный ресурс, остается там навсегда. Об этом пользователи не задумываются. Службы информационной безопасности об этом думать должны, но на деле они стараются эту проблему не видеть, т.к. не всегда понимают, как ее реально решить. Они инструкцию написали «Запрещено!», и на этом все. Решение же есть – это технологии Mobile Device Management (MDM).

    На деле отсутствие возможности использовать в работе корпоративные мобильные устройства для работы с коммерческой и конфиденциальной информацией вытесняет пользователей за периметры безопасности в общедоступные сервисы, которые и несут реальную угрозу. Просто громких скандалов пока не было.

    Запреты не помогут. Если идти по этому пути, надо начать с отключения корпоративной почты. Но как только это сделать, многие сотрудники будут очень недовольны. Представим ситуацию. Сотрудник сидит в офисе, у него еще 20 не разобранных писем от руководителя. Сейчас 19.30, рабочий день закончился. Не отреагировать на сообщения руководителя он не может. Можно дочитать почту и доделать все, что нужно, а затем поехать домой, а можно ответить на часть писем в метро, трамвае, электричке... Это время сотрудника, и он его выигрывает.

    Задача - в том, как перевести пользователей из общественных сервисов на аналогичные внутри компании. Это BYOD и есть. Те, кто не заинтересован в решении задачи перевода сотрудников на внутренние сервисы, получат дыру в безопасности. И эта дыра останется даже, если выдать всем сотрудникам корпоративные планшеты. Есть выход в Интернет – есть дыра.

    • Виктор Федько Сергей
      Рейтинг: 292
      АО МПО им.И.Румянцева
      Зам. начальника управления информационных технологий
      19.06.2014 13:10

      Представим ситуацию. Сотрудник сидит в офисе, у него еще 20 не разобранных писем от руководителя. Сейчас 19.30, рабочий день закончился. Не отреагировать на сообщения руководителя он не может.

      в этом, в частности. причина многих бед. Есть понятие - рабочий день. И небо не упадет на землю, если письма будут разобраны утром. И подготовлены ответы. А руководитель должен соображать, что не надо валить сразу столько писем. Если хочешь получить ответ нормальный. Не нужен героизм, заключающийся в сидении на работе по 10-12 часов. только за редким исключением. Форс-мажор. И тогда все эти проблемы отпадут сами собой.

      • Эдуард Иванов Виктор
        Рейтинг: 13
        74.ru
        Руководитель ИТ
        19.06.2014 13:27

        Тут даже не столько руководитель виноват, сколько наше историческое наследие:
        Еще у многих, если не сказать у большинства, сидит в головах - "даешь пятилетку в три года". Люди не умеют управлять своим временем, и как следствие считают вполне нормальным напрягать коллег, клиентов, исполнителей в нерабочее время.

        • Виктор Федько Эдуард
          Рейтинг: 292
          АО МПО им.И.Румянцева
          Зам. начальника управления информационных технологий
          19.06.2014 13:46

          Именно это я и имел в виду.

  • Сергей Таран
    Рейтинг: 10
    ОНЛАНТА
    Генеральный директор
    19.06.2014 13:42

    Мне кажется, коллеги, Вы заблуждаетесь.

    Я как раз и не говорю о служебном героизме.
    Вот только как объяснить тот факт, что отправив е-мейл в 21:00 ты ожидаешь получить на него сегодня ответ.
    И получаешь, что самое странное... И речь идет не о сотруднике, а о заказчике, например, который отвечает тебе в 22:00.

    • Виктор Федько Сергей
      Рейтинг: 292
      АО МПО им.И.Румянцева
      Зам. начальника управления информационных технологий
      19.06.2014 13:49

      Да это одно и тоже. Зачем посылать письмо в 21.00 ? Дел других нету? Да еще и получать ответ в 22.00. Все при деле. Я понимаю, что это бизнес и прочее.
      У нас просто страна клинического героизма.

  • Сергей Таран
    Рейтинг: 10
    ОНЛАНТА
    Генеральный директор
    19.06.2014 14:32

    Да это не только у нас. Теперь это везде так.
    Я и от европейских партнеров получаю письма далеко за границами рабочего дня.
    Люди все меньше становятся привязанными к офису, а это значит, что и к рабочему дню.

    Это не Россия так живет. Это весь мир так живет.

    • Александр Щетинин Сергей
      Рейтинг: 10
      ООО "Тюменьнефтегазпроект"
      Зам. исполнительного директора по ИТ
      19.06.2014 14:43

      Согласен с Вами. ИТ должен помогать сотруднику выполнять свою работу. Независимо от времени суток, местоположения и других факторов.
      Именно в этом наша задача - создать среду, в которой сотрудникам будет работать удобнее, чем с публичными сервисами.

  • Ольга Мельник
    Рейтинг: 40
    Независимый эксперт
    19.06.2014 15:04

    Создать среду удобней Google?.....а надо ли? Сколько ж это будет стоить?...Что касается рабочего времени, то, насколько я понимаю, компания, где работает Виктор Федько - это вам не просто офис, это режимный объект. И там жизнь идет с 8 до 17. И совершенно при этом нормально, чтобы она в эти рамки укладывалась. Но другие компании живут именно в "размазанном" режиме, описанном Сергеем Тараном: могу и в 12 ночи писать рабочие письма, но зато среди дня спокойно делаю свои личные дела, и никто не возмущается. Просто разные модели.

    • Виктор Федько Ольга
      Рейтинг: 292
      АО МПО им.И.Румянцева
      Зам. начальника управления информационных технологий
      19.06.2014 15:40

      Есть еще вторые смены ))). но Вы правы - рабочее время выполняется неукоснительно. Исключения касаются некоторых руководителей, коммерсантов - они по своему графику. Иногда, редко - совещания после конца рабочего дня. Субботы - по отдельному графику, рабочие. Но общая тенденция - рабочий день 8 часов ! Люди должны полноценно отдыхать. И рабочие, и обслуживающий персонал и все прочие.

Предметная область
Отрасль
Управление