Юридически значимый кадровый электронный документооборот с использованием облачной усиленной квалифицированной электронной подписи

Заказчик
KPMG
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
KPMG, КриптоПро
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Январь, 2019 - Октябрь, 2020
Масштаб проекта
20000 человеко-часов
3800 автоматизированных рабочих мест
Цели

Переход на полностью безбумажный кадровый электронный документооборот:

  • Ведение Кадрового Делопроизводства в удаленном режиме

  • Экономия денежных средств

  • Стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных

  • Защита от утери документов

  • Контроль за процессом подписания документов

  • 100% подлинность документов

  • Высокая скорость обмена документами

  • Повышение сохранности персональных данных

  • Обеспечение доступа к архиву документов 24/7

  • Оперативное предоставление документов контролирующим органам

  • Сохранение природных ресурсов

Уникальность проекта

Отказ от бумажных носителей ряда кадровых документов (в том числе Дополнительных Соглашений к Трудовому Договору) за счет использования облачной УКЭП (Формат подписи CAdES-X Long Type 1).

Управление организационными изменениями и мероприятиями по их внедрению в соответствии с моделью ADKAR.

Использование продуктового подхода в пользовательских тестированиях (A/B тесты для разработки интуитивно понятного и удобного интерфейса), создание Customer Journey Map для процесса выпуска сертификата УКЭП (Москва + регионы) для высокой конверсии и эффективности.

Гибридная модель управления проектом с применением гибких методологий (Kanban) и классических методик (с фиксацией сроков по фазам и жестким дедлайном для запуска системы в промышленную эксплуатацию). Ориентация при управлении проектом на создание максимального business value.

Интерфейс личного кабинета сотрудника с визуализацией действий и элементами геймификации на базе функционала системы 1С и собственной кастомной web-разработки.

Доступ сотрудников к личному кабинету через web-клиент с возможностью работать через любой браузер. Также пользователи имеют возможность работать в системе через мобильную версию с адаптивным интерфейсом под платформы IOS/Android, находясь вне своего основного рабочего места.
Использованное ПО
В качестве основы для внедрения были выбраны конфигурации «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом»
Платформа 1С:Предприятие 8.3
КриптоПро CSP, КриптоПро DSS, КриптоПро HSM – ПО и оборудование провайдера
Сложность реализации

Сжатые сроки реализации. Реализация проекта от выбора Удостоверяющего Центра до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию (этап 3) составила 6 месяцев.

Модель взаимодействия с УЦ (Распределенная с оператором уполномоченной организации):

  • Обучение и сертификация операторов УО в аккредитованном учебном центре

  • Разработка комплекта Организационной Распорядительной Документации

Разработка интеграций:

  • Между системами 1С (доработаны типовые правила обмена)

  • С сервисами КриптоПро через API

  • С внутренними системами KPMG (SSIS пакеты)

Высокий уровень требований информационной безопасности и их соблюдение: было проведено 3 проверки на уязвимость (Penetration test), на тестовом стенде KPMG, на продуктовом стенде KPMG и на продуктовом стенде КриптоПро.

Массовая кампания по выпуску УКЭП:

  • Коммуникационная кампания сотрудникам (онлайн конференции, видео ролики)

  • Актуализация Персональных Данных сотрудников для выпуска сертификатов УКЭП
Описание проекта
Документы, полностью переведенные в электронный вид:

  • Дополнительное соглашение об изменении условий Трудового договора

  • Согласие на обработку ПДн

  • Журнал учета подписания Согласий на обработку ПДн

  • Лист ознакомления с ЛНА

  • Должностная инструкция

  • Уведомления

  • Интерактивный расчетный лист (с предоставлением расчета среднего заработка и страховых взносов, а также с функцией «Задать вопрос» с автоматической маршрутизацией

  • Справки: заявка, журнал учета выдачи, бумажный и электронный формат с автоматическим формированием всех видов справок в учетной системе)

  • Внеплановый и плановый перевыпуск УКЭП на новый срок: заявление на создание квалифицированного ключа проверки ЭП, копия сертификата ключа проверки ЭП

  • Заявление об изменении ПДн (с автоматическим занесением новых данных в учетных системах компании)
Текущие результаты использования системы:

  • Сформировано 9955 справок для сотрудников

  • Обработано 240 электронных листков временной нетрудоспособности

  • Решено 486 запросов по электронному расчетному листу

  • Выпущено 2907 УКЭП для сотрудников

Этап 1:
  • Запуск личного кабинета сотрудника для заказа 14 видов справок
  • Автоматическое формирование типовых справок
  • Отказ от ручной маршрутизации запросов 
Этап 2:
  • Автоматизация процесса приема и обработки электронных листков временной нетрудоспособности
Этап 3:
  • Ввод в действие ЛНА по использованию УКЭП
  • Выпуск УКЭП для сотрудников
  • Массовое оперативное подписание кадровых документов об изменении условий труда в электронном виде
Этап 4:

  • Переход на электронные трудовые книжки

  • Реализация электронного процесса уведомления и принятия решения о выборе способа ведения трудовой книжки в ЛК работника

  • Реализация интерактивного расчетного листа

Этап 5:
  • Реализация электронного процесса перевыпуска сертификатов УКЭП для сотрудников
  • Реализация электронного процесса изменения ПДн сотрудников

География проекта
В настоящий момент автоматизированы подразделения во всех 10 филиалах КПМГ в России: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Новосибирск, Воронеж, Екатеринбург, Казань, Красноярск, Пермь, Ростов-на-Дону.

Внедрение и обучение работников компании происходило в офисе в Москве и в региональных офисах через систему видеоконференцсвязи.
Коментарии: 1
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 23:23

    Хорошо, что в результате проекта в иностранной компании стала использоваться отечественное программное обеспечение. Будем надеяться, что оно понравится и будет использоваться и в зарубежных филиалах компании. Так же стоит отметить переход на электронные трудовые книжки. По крайней мере кадровое делопроизводство практически полностью реализовывается в электронном виде.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление