Создание базы знаний компании на платформе Confluence Atlassian

Заказчик
ООО «МВС ГРУП»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «Борлас»
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Июль, 2020 - Август, 2020
Масштаб проекта
538 человеко-часов
Цели

В рамках первого этапа комплексного проекта в указанные сроки был разработан прототип концептуальной модели базы знаний (далее – БЗ) для корпоративного раздал и раздела службы персонала.

Цель первого этапа – проектирование модели базы знаний компании с учетом отраслевой специфики, имеющегося ПО и максимального удобства использования сотрудниками в дальнейшем (понятная логика, удобный интерфейс, простое освоение инструмента).

Уникальность проекта

  • Инициатива проекта «снизу вверх»: потребность в сохранении и удобстве работы с контентом исходила от сотрудников, и была поддержана на самом высоком уровне.

  • Ориентация модели БЗ на быстрый рост компании.

  • Проектирование БЗ, реализуемой на имеющемся уже инструменте проектного управления (существенная экономия на лицензиях, однородный ИТ-ландшафт, лояльность пользователей).

  • Максимальная вовлеченность команды заказчика.

  • Осуществление самой проектной работы на том же выбранном инструменте (одновременное обучение команды заказчика новым «тонкостям» использования).

  • Использование материалов проекта в качестве пилота для продвижения идеи БЗ внутри компании.

  • Наличие у исполнителя именно консалтинговой экспертизы работы с продуктом (практически не встречается на рынке ИТ-услуг).

  • Проект реализован без единой очной встречи сторон и личного знакомства ДО подписания договора.

  • Результаты проекта будут использован для организации оценки успешности сопровождаемого трудоустройства сотрудников с расстройством аутистического спектра (инновационный проект компании-заказчика).

Использованное ПО
Confluence Atlassian. Разработка модели, взаимодействие проектных команд, представление результатов также проводились в указанной среде. 
Сложность реализации
Удачно выбранный инструмент проектной работы и реализации БЗ в дальнейшем позволил уменьшить до минимума сложность реализации прототипов на первом этапе. На втором этапе планируется разработка интеграционных механизмов с системой на платформе 1С, а также подключение плагинов для улучшения визуализации, повышения удобства работы пользователей, что действительно может оказаться трудоемким.
Описание проекта

Для первого этапа были выбраны наиболее активные подразделения компании, которые выступали как эксперты и драйверы решения.
При методической поддержке специалистов Борлас были разработаны прототипы пространств БЗ 1 (корпортативного), 2 (службы) ,3-го уровней, описаны подходы к организации пространств, описанию контента, детальные требования к содержанию разделов, внедрены автоматизированные шаблоны (макросSTC(SpaceTreeCreator) создания пространств 2 уровня.

Проработанные подходы и документы с требованиями и рекомендациями, а также прототипы разделов позволят МВС ГРУП самостоятельно вести дальнейшее наполнение и развитие БЗ.
География проекта
Москва, работа удаленно. 
Коментарии: 4
  • Евгений Вязилов
    Рейтинг: 20
    ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД"
    зав.лаб.
    25.11.2020 17:45

    А что у Вас понимается по базой знаний?

  • Анна Шапиро
    Рейтинг: 65
    ООО «МВС ГРУП»
    HRD
    22.12.2020 17:53


    База знаний для нас это, прежде всего, единый ресурс для накопления, систематизации и передачи экспертизы.

    Альтернатива множеству папочек и файликов, рассредоточенных по локальным компьютерам и ноутбукам сотрудников. А также мы хотели бы уйти от корпоративной почты как хранилища и места для разработки и согласованию документов.

    Многочисленные общие папки также являются просто массой информации – часть из нее уже устарела, не бьется с изменившимися бизнес-процессами, беспорядочна и потому ее трудно использовать. Мы все знакомы с этими «складами» на общих ресурсах.

    База знаний - это не застывшая во времени информация, а постоянно пополняющаяся и обновляемая библиотека. Ревизию устаревших знаний проводят эксперты и непосредственно ключевые носители экспертизы. Основная ценность базы знаний для нас это возможность быстро и качественно погрузить новых сотрудников в специфику работы.

    Помимо всего База знаний позволяет нам теперь не терять важные наработки с уходом сотрудников.

    В Confluence мы перенесли не только знания, но и формы/технологии работы. Это позволяет создавать общее информационное поле в компании и передавать сотрудникам стандарты работы, например, ведения проектной деятельности.

    Этот проект также помог нам минимизировать количество систем, с которыми работает сотрудник внутри компании.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    06.01.2021 19:11

    пока, судя по описанию, папки и файлики на рабочем месте сотрудников переместились в централизованное хранилище (может быть даже облачное). Это хороший первый шаг для управления зананиями, но с этого только начинается управление знаниями, а не им заканчивается. Следующим возможным этапом будет - поиск по семантики в рамках этих папок.

  • Игорь Палкин
    Рейтинг: 85
    НИУ ВШЭ
    Руководитель проектов цифровой трансформации
    06.01.2021 21:18

    Добрый день, Анна!

    1) Как реализован поиск по базе знаний?
    Использовали встроенные средства или подключали плагины?
    2) Как организационно обеспечена актуальность и достоверность базы знаний? Даже если проект родился по инициативе "снизу" в какой то момент, база знаний может оказаться без "хозяина".
    3) Есть ли метрики по использованию базы знаний? Какая динамика?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление