Внедрение единой системы документооборота и согласования договоров в Группе компаний "Полюс"

Заказчик
АО "Полюс"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Отказались от услуг подрядчика на этапе внедрения, на тиражирование привлечена компания 1С КПД.
Год завершения проекта
2015
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2014 — Декабрь, 2015
Масштаб проекта
6000 человеко-часов
3000 автоматизированных рабочих мест
Цели
Бизнес цель:  
Повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на документооборот
Бизнес задачи:  
•снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю (0,01 FTE* в месяц x на каждую 1000 пользователей  = 10 FTE)
•сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и Казначейства;
•создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
•сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
•контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
•сокращение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений);
• Создание защищенного информационного пространства для обработки грифованных документов.

Уникальность проекта

1.    Максимальное использование Функционала платформы 1С:Документооборот:
ОРД, Контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров, внутренний и внешний документооборот, делопроизводство.
2.    Реализация подсистемы защиты информации, которая обеспечила в полном объеме выполнение требований по защите персональных данных и конфиденциальной информации, что подтверждается заключением лицензиара.
3.    Глубокая интеграция с инфраструктурой на базе технологий Майкрософт, что позволило дополнить функционал системы 1С:Документооборот дополнительными возможностями по совместной работе с документами и дополнительной защите информации.
4.    Система работает в распределенном режиме, создан функционал распределённых бизнес процессов, что позволяет работать с системой во всех локациях компании независимо от качества каналов связи.
5.    Единая система используется во всех компаниях группы (40 юридических лиц)
Использованное ПО
В качестве платформы для системы электронного документооборота была выбрана система 1С:Документооборот на базе 1С:Предприятие 8.3.
Произведена интеграция с системами:
1.    Учетными системами на базе 1С для обмена нормативно справочной информацией и электронными карточками договоров.
2.    MS SharePoint 2013 для обеспечения возможности одновременного редактирования проектов документов в процессе параллельного согласования.
3.    MS  xRM для обеспечения интеграции системы проведения тендеров с модулем согласования договоров СЭД
4.     MS RMS (Rights Management Services) для обеспечения защиты конфиденциальной информации.
Обеспечена 2-х факторная аутентификация для обеспечения доступа в систему и выполнены требования по защите персональной информации согласно требованиям 152 ФЗ.
Описание проекта

Компания разрабатывает рудные и россыпные месторождения золота в Красноярском крае, Якутии, Иркутской, Магаданской и Амурской областях.

Предпосылки для внедрения

  •  В каждой бизнес-единице была своя система электронного документооборота (1С, Docvision) или вообще отсутствовала. 
  •  Отсутствовал регламентированный документооборот между бизнес-единицами и корпоративным центром.
  •  Процессы обработки документов не формализованы на должном уровне.

Команда проекта:

  •  Малакшинова Ирина,
  •  Долгов Василий,
  •  Каменский Сергей,
  •  Каратаев Олег,
  •  Сотрудники компании 1С КПД.

Результаты проекта 

  •  Автоматизированы ключевые бизнес процессы компании в рамках договорной деятельности, унифицированы бизнес процессы, используемые в базовом документообороте. 
  •   Повысилась прозрачность в работе подразделений, сократились сроки согласования документов.
  •  Создано единое корпоративное информационное пространство позволяющие формализовать и автоматизировать документооборот между 34 юридическими лицами, входящими в группу «Полюс».
  •  Обеспечен необходимый уровень защиты для конфиденциального документооборота.
География проекта
Москва, Красноярский край, Магаданская область, Иркутская область, Якутия
Предметная область
Отрасль
Управление