Автоматизация процессов университетских коммуникаций на основе технологий CRM

Заказчик
Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «НОРБИТ»
Год завершения проекта
2015
Сроки выполнения проекта
Сентябрь, 2015 — Октябрь, 2015
Масштаб проекта
600 человеко-часов
60 автоматизированных рабочих мест
Цели
• Оптимизация организационной деятельности подразделений дополнительного образования, международного сотрудничества и организации научных мероприятий Финансового университета, снижение трудозатрат и общей стоимости проектов;
• Повышение лояльности российских и зарубежных ученых – участников научных мероприятий;
• Привлечение слушателей программ дополнительного образования;
• Внедрение технологий анализа эффективности и результативности коммуникаций.

Уникальность проекта

Насколько нам известно, это первый в России проект внедрения облачного CRM-решения для автоматизации процессов организации научных мероприятий и международного сотрудничества в университете. Выбор облачного решения позволил реализовать проект в крайне сжатые сроки.
Использованное ПО
• Microsoft Dynamics CRM Online
• Microsoft Office 365 (Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online, Microsoft Office Professional Plus);
• Microsoft Active Directory;
• Microsoft SQL Server 2012.
Описание проекта
Университеты – консервативные структуры, традиционно самоорганизующиеся на поддержание стабильного состояния и сопротивляющиеся изменениям. Как правило, университеты сосредотачивают основное внимание на главных университетских процессах, связанных с генерацией, накоплением и распространением знаний, не уделяя достаточного внимания вспомогательным процессам, к которым относится привлечение участников научных мероприятий и образовательных программ и дальнейшие коммуникации с ними. И если при привлечении слушателей программ дополнительного образования технологии CRM в той или иной мере в современных вузах используются, то, например, маркетинговые кампании предстоящих научных мероприятий в университетах обычно проводятся без использования практик CRM, хорошо известных и широко используемых в других отраслях. Финансовый университет проводит ежегодно сотни научных мероприятий, значительная часть из которых проходят с участием высших руководителей законодательной и исполнительной власти России и крупнейших мировых ученых, в том числе Нобелевских лауреатов. Число участников научных мероприятий достигает нескольких тысяч человек. Однако история взаимоотношений с участниками научных мероприятий ранее систематизировалась в электронных таблицах, что не давало достаточных возможностей для анализа эффективности и результативности как самих мероприятий, так и коммуникационных процессов. Что касается программ дополнительного образования, то информация об их потенциальных участниках и реальных слушателях велась каждым подразделением отдельно, что не давало возможностей централизованных коммуникаций с ними. Централизованная база данных истории взаимоотношений с абитуриентами, студентами, выпускниками, а также отечественными и зарубежными коллегами – участниками научных мероприятий в университете отсутствовала, что приводило к определенным сложностям взаимодействия различных подразделений между собой, периодической несогласованности действий. Было понятно, что внедрение технологий и практик CRM в университетские процессы коммуникаций может позволить серьезно увеличить конверсию потенциальных участников мероприятий в реальных при одновременном сокращении затрачиваемых человеческих и временных ресурсов на организацию мероприятий, а также даст возможность предсказательной аналитики посещаемости мероприятий и наполнения образовательных программ. Однако развертывание CRM-системы на университетских мощностях с должным уровнем доступности и надежности представляет собой довольно дорогостоящий проект. Поэтому было принято решение начать с внедрения облачного CRM-решения, стоимость владения которым абсолютно прозрачна и в десятки раз меньше чем стоимость развертывания системы внутри университета. Поскольку у Финансового университета уже есть положительный опыт использования облачных сервисов Microsoft Office 365 (с 2012 г.), в качестве облачной CRM-системы было выбрано решение Microsoft Dynamics CRM Online. В ходе проекта были решены следующие задачи: • Консолидация и пополнение базы данных потенциальных и фактических участников научных мероприятий и слушателей программ дополнительного образования с историей взаимоотношений с ними (включая все коммуникации и историю участия в мероприятиях и программах); • Организация процессов проектного управления научными мероприятиями и программами дополнительного образования; • Организация процессов разрешения входящих обращений (обработки заявок на участие в мероприятиях, жалоб и предложений, других форм обратной связи); • Внедрение инструментария массовых коммуникаций (e-mail-рассылок) при организации научных мероприятий и программ дополнительного образования. • Внедрение инструментария заполнения и мониторинга визуализированного календаря мероприятий. Внедренное решение обеспечивает: • функционирование настроенной структуры данных для хранения карточек участников научных и образовательных мероприятий и истории взаимоотношений с ними; • фиксацию всех видов активностей (задач, встреч, звонков, электронной переписки) по каждому участнику научных и образовательных мероприятий; • формирование отчетов по различным категориям участников научных и образовательных мероприятий, получение актуальной и достоверной информации о количестве участников научных мероприятий и образовательных программ дополнительного образования, а также возможность сравнения конверсии для различных мероприятий; • регистрацию и обработку входящих обращений; • объединение участников научных и образовательных мероприятий в списки (как в произвольные, так и в объединенные признаком) для проведения маркетинговых кампаний с выбором целевых списков; • создание и распределение действий кампаний (индивидуальных и массовых рассылок сообщений электронной почты) по ответственным исполнителям; • визуализированное проектное управление научными и образовательными мероприятиями (включая постановку задач, их распределение по ответственным исполнителям); • формирование бейджей по единому формату и их автоматизированную печать в процессе регистрации участников мероприятий; • мониторинг всех мероприятий в визуализированном календаре.
География проекта
Москва и 29 региональных филиалов
Коментарии: 5

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Виктор Федько
    Рейтинг: 325
    Свободен
    Свободная
    07.10.2014 22:23

    Потрясающе,Марк. Спасибо. С удовольствием посмотрел.Такая красота.

    Вызвала сомнение одна фотография - где показана цветовая гамма коньяков в зависимости от выдержки. Там указано, что слева - коньяк пятилетней выдержки. Этого быть не может в принципе. Слева - коньяк любой выдержки, но с красителем! А вот реальный цвет коньяка как раз второй справа. Слегка напоминает цвет Цинандали.
    Все остальное - краситель. Я слушал лекцию сомелье по коньякам, где он пояснял, что естественно-коричневого цвета (как справа) коньяк достичь в принципе может, но в бочке и не менее чем за 80-100 лет. И все равно, той насыщенности не будет.
    У нас продают, кстати, коньяк естественного цвета - желтого, 20 летней выдержки. Лично покупал и пил ))). Не могу вспомнить марку , торговый дом. Это единственный сорт коньяка, который разрешено выпускать и продавать именно естественного цвета. Надеюсь, найду название, напишу.

    • Марк Шварцблат Виктор
      Рейтинг: 10
      КТ "Акведук"
      ИТ-директор
      09.10.2014 12:01

      1. Условия фотографирования могут искажать цвет.
      2. Цвет все же сильно зависит от использованного от бочки (какое дерево, свежее или нет, выдерживалось что-то в бочке или нет). Вряд ли производитель из репортажа химичил.

      • Виктор Федько Марк
        Рейтинг: 325
        Свободен
        Свободная
        09.10.2014 12:19

        Что химичил - даже не думал об этом.Конечно, нет.
        Цвет как-то ,безусловно, искажается.
        Насчет использования бочки вопрос задавал тогда на "лекции". Ответ был - вторичность и т.п.- не влияет на цвет столь сильно. На цвет влияет выдержка.

        Кстати, недавно была подобная дивная встреча с дегустацией виски . И выступал великолепный амбассадор шотландского торгового дома. Я ему про цвет тот же вопрос задал. Он объяснил, что и в случае с виски то же самое, что и с коньяком - красители. Темно-коричневого цвета в бочке достичь практически невозможно.

        Меня теперь мучает вопрос - вспомнить ту марку коньяка, что покупал тогда в энотеке. придется съездить :))

        • Марк Шварцблат Виктор
          Рейтинг: 10
          КТ "Акведук"
          ИТ-директор
          09.10.2014 12:27

          Я экспериментировал. Если на "аппарате" использовать свежие дубовые щепки (их еще называют дубовые чипсы) сильного обжига, то конечный продукт получается очень темным. Т.е. за 5-6 лет в неиспользованной бочке из свежего дуба получить насыщенный цвет можно. Вкус будет очень ядрёно-вяжущий - это да. Но. Коньяки же купажируют, а на фото просто спирты.

          • Виктор Федько Марк
            Рейтинг: 325
            Свободен
            Свободная
            09.10.2014 13:06

            Да, я вот обратил внимание сейчас. Там написано - справа спирт, слева коньяк. А это все-таки разные вещи несколько ))). Спирт вполне себе такого цвета быть может. Купажирование вообще процесс таинственный донельзя))). вот прочитал тут : (источник не супер ,конечно, но довольно интересно).

            Завершают процесс создания Коньяка несколько операций, во время которых в напиток добавляют (или – не добавляют) еще некоторые составляющие: дистиллированную воду (причем после добавления воды смесь снова выдерживают в бочках не менее одного месяца; полученный спиртовой раствор крепостью около 20% используется для доведения общей крепости Коньяка до 40-45%); сахарный сироп или патоку для смягчения вкуса (для напитков, продаваемых во Франции, разрешено добавление не более 2% сахара, для других стран – 3,5%); карамель (карамелизованный сахар) в количестве не более 2% добавляется для придания напитку определенного цвета; настой дубовой стружки, получаемый посредством выдержки стружки в дистиллированной воде или спиртовом растворе при температуре, близкой к температуре кипения в течение нескольких часов (этот настой называется буазаж (boisage) и используется для придания напитку более темного цвета и "старого" вкуса.) (Последняя добавка законом не запрещена, но производители редко идут на нее и всегда утверждают, что ими буазаж не применяется.)

Предметная область
Отрасль
Управление