Как ощутимо сократить затраты на документооборот в компании «Росинтер Ресторантс Холдинг»

Заказчик
РОСИНТЕР РЕСТОРАНТС
Руководитель проекта со стороны заказчика
Год завершения проекта
2015
Сроки выполнения проекта
Март, 2014 — Ноябрь, 2014
Масштаб проекта
2974 человеко-часов
1500 автоматизированных рабочих мест
Цели
• Минимизация времени, затрачиваемого на поиск, ожидание поступления, согласование, пересылку документов, составление отчетов
• Повышения эффективности работы технических служб за упорядочения большого объёма поступающих заявок на обслуживание ресторанов
• Предотвращение риска потери документов
• Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля

Уникальность проекта

Внедренное решение позволило решить две стратегические задачи. Во-первых - создать единую систему документооборота, охватывающую всю структуру бизнеса холдинга и взаимодействие как с внутренними, так и с внешними контрагентами. Одним из ключевых требований к технической части решения была поддержка одновременной работы большого количества сотрудников, так как один и тот же документ может быть востребован для работы разными подразделениями и службами холдинга. Во-вторых, решение учитывает специфику документооборота в ресторанном бизнесе: большой объем обрабатываемых документов и многообразие их видов.

Результаты проекта:

• Срок согласования договоров между территориально распределенными филиалами сократился в несколько раз
• Повысились прозрачность процессов согласования проектов документов, их подписания и передачи для исполнения
• Снизились издержки компании на хранение, пересылку и обработку документов,
• Полностью исключен риск утери документов
• Реализована возможность одновременной работы большого количества сотрудников
• Повышена исполнительская дисциплина в работе с документами
• Создано единое информационное пространство внутри холдинга
• Внедрены единые механизмы контроля за соблюдением регламентов. Исключена возможность ошибок
Использованное ПО
Microsoft SharePoint Server 2013
Описание проекта
Реализация проекта была направлена на решение одновременно нескольких задач: автоматизацию внутреннего документопотока, организацию внешнего электронного документооборота с контрагентами и внедрение портала поддержки для сотрудников компании. Новые решения позволили «Росинтер Ресторантс» значительно сократить сроки и в несколько раз уменьшить затраты на рассмотрение и подписание юридически-значимых документов (Благодаря этому проекту подписание документов между «Росинтер Ресторантс» и партнерами теперь занимает меньше минуты), как внутри компании, так и с внешними контрагентами, а также упорядочить большой объём поступающих заявок. Система позволяет «Росинтер Ресторантс Холдинг» оптимизировать такие бизнес-процессы, как согласование договоров, приказов и распоряжений, прейскурантов, новых позиций в меню, а также отпускных цен. Благодаря единому решению, включающему в себя централизованное хранилище данных, повысились оперативность и прозрачность процессов согласования проектов документов, их подписания и передачи для исполнения. По оценке топ-менеджмента «Росинтер», срок согласования договоров сократился в 5 раз – в среднем, с 4 часов до 45 минут в день. Также в ходе проекта специалисты «КОРУС Консалтинг» разработали на базе Microsoft SharePoint 2013 структурированный сервис «Заявки», предназначенный для формирования сотрудниками компании запросов на обслуживание ресторанов. Среди важных результатов проекта руководство «Росинтер Ресторантс Холдинг» отмечает также создание четкой структуры бизнес-процессов подготовки, согласования и утверждения (подписания) документов, автоматизацию рутинных процессов документооборота, повышение контроля и исполнительской дисциплины в работе с документами.
География проекта
ПАО «Росинтер Ресторантс Холдинг» – лидирующий оператор в сегменте семейных ресторанов (casual dining restaurants) в России и СНГ. Управляет ресторанными сетями под собственными ключевыми брендами «IL Патио» (итальянская кухня) и «Планета Суши» (японская кухня), а также развивает международные бренды на основе франчайзинга TGI Fridays (американская кухня) и Costa Coffee (кофейни). Основные рынки, на которых работает Холдинг – это Россия, СНГ и Центральная Европа, включая страны Балтии. Акции компании котируются на Московской бирже ММВБ-РТС (moex.com) под тикером ROST.
Предметная область
Отрасль
Управление