Внедрение единой СЭД в компании ERG

Заказчик
Eurasian Resources Group
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
WSS-Consulting
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Апрель, 2018 - Сентябрь, 2020
Масштаб проекта
15000 автоматизированных рабочих мест
Цели

  • Обеспечение единого мультиязычного, масштабируемого и интегрируемого информационного пространства для всей Группы
  • Повышение уровня «управляемости» и прозрачности прохождения и согласования документов
  • Обеспечение современными инструментами групповой работы над документами
  • Ускорение цикла согласования документов
  • Реализация блока единой непротиворечивой аналитической отчётности по документообороту Евразийской Группы
  • Предоставление инструмента для Центра юридической экспертизы по договорам
  • Предоставление инструмента бухгалтерского центра обслуживания
  • Автоматизация коллегиальных органов
  • Внедрение безбумажного документооборота
  • Замена и централизация 6 слабо связанных устаревших СЭД на базе Lotus Notes

Уникальность проекта

Территориальная распределенность проекта – 66 предприятий по всему миру, 47 бизнес-процессов, более 15 000 пользователей

Единое решение, обеспечивающее комплексной автоматизацией юридического департамента, управляющего сектора, канцелярии и направления логистики.

Скорость настройки нового процесса в системе увеличена в 5 раз

25 вариантов настройки процессов согласования
Использованное ПО

  1. Windows Server 2012 R2 Standard
  2. SharePoint Foundation 2013
  3. SQL Server 2014 Enterprise SP
  4. WSS Docs
  5. WSS Docs Storage
  6. WSS Docs Config Transfer
  7. WSS Docs Plus (мобильное приложение)

Сложность реализации

Из-за необходимости внедрения СЭД на всех предприятиях группы, требования от функциональных заказчиков каждого предприятия были разнообразными и даже противоречили друг другу. На этом этапе нам потребовалась взаимодействие проектных команд со стороны заказчика и исполнителя в части сбора и подробного анализа требований.

Описание проекта

В рамках проекта в общей сложности разработано 47 процессов, полностью автоматизирующих жизненные циклы создания, согласования, обработки, исполнения и хранения документов компании.

Автоматизирована работа с документами:

a. Переписка

b. Организационно-распорядительная документация

c. Внутренняя нормативная документация

d. Протоколы совещаний

e. Договорные документы

f. Юридические документы

g. Закупочные документы

h. Бухгалтерские документы

i. Автоматизация коллегиальных органов

Автоматизирована работа более 15000 пользователей на 66 предприятиях ERG. Система интегрирована с шестью сторонними системами. Внедрен модуль мультиязычности, ЭЦП, электронное хранилище WSS Docs Storage и мобильное приложение для iOS и Android.

География проекта

  • 55 компаний в Казахстане
  • 11 компаний вне Казахстана
  • 15 000 пользователей

Коментарии: 2
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 23:05

    Довольно стандартный по функциям проект с использованием ширкораспространенных функций систем электронного документооборота. Хорошо, что наблюдается централизация функций, что создает предпосылки для дальнейшей цифровизации предприятия. Удалось ли полностью избавиться от бумажного документооборота?

    • Шухрат Латыпаев Максим
      Рейтинг: 65
      Евразийская Группа (ERG)
      Директор по развитию бизнес-систем
      14.01.2021 18:24

      Здравствуйте. Максим.

      Благодарю за интерес, согласен с тем, что в основном функционал стандартный, однако были разработаны и несколько существенных специализированных модулей системы, таких как Автоматизация коллегиальных органов или модули для закупочных процессов. Полностью избавиться от бумажного документооборота пока не удалось. В Казахстане есть еще ряд документов требующих бумажные версии, кроме того, взаимодействие с третьими сторонам также пока не полностью можно перевести в цифру, даже с использованием ЭЦП. Но мы посчитали, что в 2020 г. мы сохранили не менее 79 деревьев за счет отказа от бумаги, по тем документам которые перевели в полностью электронную форму. Думаю в этому году, мы сохраним больше деревьев.

      С уважением,
      Шухрат Латыпаев.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление