Система учета рабочего времени складского персонала и времени оказания услуг Itella

До запуска проекта обозначилась следующая проблематика:

• Наличие ошибок (до 5%) из-за ручных операций при учете рабочего времени;

• Оценочное, а не фактическое распределение отработанного времени на клиентах;

• Отсутствие единого пространства для прозрачной и качественной коммуникации с подрядчиками.

В проекте были заявлены следующие цели:

1. Повысить точность распределения отработанного времени в разрезе клиентов.
2. Сократить затраты при учете рабочего времени штатного персонала и финансовых потерь при учете услуг подрядчиков.
3. Получить конкурентное преимущество.

Под конкурентным преимуществом мы видели прежде всего: гибкость в определении тарифов, повышение качества взаимодействия с подрядчиками и повышение уровня клиентского сервиса. Прирост NPS составил +10% за 2 года. С 65% (в 2018 году) до 75% (в 2020 году).

1. Увеличение длительности предпроектной стадии и R&D.
Недостаток собственных компетенций и большой спектр технологий на рынке увеличили время на R&D. Пришлось потратить значительные усилия на выбор технологий и формирование ТЗ. В результате отказались от RTLS в пользу решения от «Биометрических технологий».

2. Новая логика учета и бизнес-процессы.
Создали логику учета рабочего времени водителей спецтехники с распределением по клиентам. Оптимизировали логику учета для обеспечения минимального прерывания рабочего процесса. Учитывали множество сменных графиков на различных клиентах с учетом ТК РФ.

3. Качество контроля за рабочим временем.
Улучшение контроля за рабочим временем складского персонала вызвало напряжение. Потребовались дополнительные часы, инвестированные в обучение, как собственного персонала, так и подрядчиков. Дополнительная нагрузка легла на сотрудников HR департамента для снижения эмоционального напряжения сотрудников и преодоления «долины слез».

ПРОБЛЕМАТИКА

На складских комплексах Itella к середине 2018 года назрел ряд вопросов, которые необходимо было решать комплексно. В своей сути менять подход к процессу учету рабочего времени, повышать качество данных по распределению усилий складского персонала на разных направлениях клиентов, повышать прозрачность и качество взаимодействия с подрядчиками Itella.

Решением было проектирование единого пространства для складских комплексов Itella, бухгалтерии и финансового департамента и всех подрядчиков по услугам складских операций.

СУТЬ РЕАЛИЗАЦИИ

• Система состоит из двух частей – терминалов учета рабочего времени и сервиса обработки данных «БОСС Контроль». Терминалы учета рабочего времени регистрируют персонифицированные карты сотрудников разного профиля.

• Сервис «БОСС Контроль» получает данные с терминалов, системы управления складом WMS PSI, далее формирует необходимую отчётность для руководства, бухгалтерии и кадров. Для каждого в своем виде.

• Данные от сервиса «БОСС Контроль» передаются в 1С: АРМ-Табель для последующей обработки и формирования табеля учета рабочего времени. Также данные поступают в систему Workforce Management для формирования анализа «план-факт».

• Данные от облачного сервиса поставщика решения передаются в кубы данных для проведения аналитик:

• План-фактный анализ;

• Информационные панели складов по объемным показателям;

• Акты поставщиков и акты нахождения на объекте;

• Набор печатных форм по простоям: приказы, акты, учетные листки и др.

РЕЗУЛЬТАТЫ

C 2018 года ИТ Itella реализует программу проектов «Цифровой склад 2020», результатом будет построение единого цифрового ландшафта. Где система учета рабочего времени складского персонала и времени оказания услуг Itella является одним из важных элементов.

Внедрение конкретного этой системы повлияло на следующие характеристики:

1. Эффективность. Ушли от фиксации данных на бумаге, все хранится в ИС, ошибок меньше. Отсутствуют ошибки в расчете ЗП для сотрудников склада.
2. Повышение трудовой дисциплины. Четкий контроль за исполнение трудовых обязанностей.
3. Улучшение мер по охране труда сотрудников. Точный контроль и навигация каждого, идентификация области работы конкретного сотрудника, контроль за соблюдением режима охраны труда.
4. Экономическая безопасность. Контроль перемещения между складами клиентов. К работе с конкретным видом товаров допущены только те сотрудники, которые проверены и авторизованы на работу с ним.
5. Качество взаимодействия с подрядчиками. Подрядчик видит и фиксирует фактические данные по затратам персонала, затраты – прозрачнее, точный расчет оплаты услуг подрядчиков.

Складские комплексы Itella, расположенные в Московской области: Химки, Крекшино, Лесной городок. Часть информационных систем решения находится на стороне подрядчика и поставщика решения, локализация – г. Санкт-Петербург.