Система учета рабочего времени складского персонала и времени оказания услуг Itella

Заказчик
Itella
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ООО «Биометрические технологии»
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Октябрь, 2018 - Март, 2020
Масштаб проекта
3332 человеко-часов
Цели

До запуска проекта обозначилась следующая проблематика:

• Наличие ошибок (до 5%) из-за ручных операций при учете рабочего времени;

• Оценочное, а не фактическое распределение отработанного времени на клиентах;

• Отсутствие единого пространства для прозрачной и качественной коммуникации с подрядчиками.

В проекте были заявлены следующие цели:

  1. Повысить точность распределения отработанного времени в разрезе клиентов.
  2. Сократить затраты при учете рабочего времени штатного персонала и финансовых потерь при учете услуг подрядчиков.
  3. Получить конкурентное преимущество.

Под конкурентным преимуществом мы видели прежде всего: гибкость в определении тарифов, повышение качества взаимодействия с подрядчиками и повышение уровня клиентского сервиса. Прирост NPS составил +10% за 2 года. С 65% (в 2018 году) до 75% (в 2020 году).

Уникальность проекта

Внедрение информационных систем и интеграций решали задачу наполовину. Важно было произвести изменения в функционировании большой части организации. А по сути, в умах складских сотрудников. Проект стал успешен, потому что удалось осуществить организационное изменение 2 порядка, то есть затрагивающее бОльшее количество персонала организации. Периметр влияния проекта – весь линейный персонал складских комплексов Itella, расположенных в Московской области. Значительно изменилась операционная деятельность по учету рабочего времени персонала и формат взаимодействия с подрядными организациями. В ходе проекта была создана центральная ИС для обработки и аналитики качества работы персонала с учетом законодательства РФ. На территории складов Itella впервые было использовано оборудование с функционалом биометрической идентификации. На текущем этапе реализации идентификация ведется с помощью персонифицированных карт сотрудников.
Использованное ПО

  • Терминалы учета рабочего времени с функционалом биометрической идентификации и идентификации по персонифицированным картам.
  • Облачный сервис «БОСС Контроль» 
  • 1С: Табель 
  • Система Workforce Management 
  • Система управления складом WMS PSI 
  • Интеграционная шина Sonic ESB 
  • Power BI

Сложность реализации

1. Увеличение длительности предпроектной стадии и R&D.
Недостаток собственных компетенций и большой спектр технологий на рынке увеличили время на R&D. Пришлось потратить значительные усилия на выбор технологий и формирование ТЗ. В результате отказались от RTLS в пользу решения от «Биометрических технологий».

2. Новая логика учета и бизнес-процессы.
Создали логику учета рабочего времени водителей спецтехники с распределением по клиентам. Оптимизировали логику учета для обеспечения минимального прерывания рабочего процесса. Учитывали множество сменных графиков на различных клиентах с учетом ТК РФ.

3. Качество контроля за рабочим временем.
Улучшение контроля за рабочим временем складского персонала вызвало напряжение. Потребовались дополнительные часы, инвестированные в обучение, как собственного персонала, так и подрядчиков. Дополнительная нагрузка легла на сотрудников HR департамента для снижения эмоционального напряжения сотрудников и преодоления «долины слез».

Описание проекта

ПРОБЛЕМАТИКА

На складских комплексах Itella к середине 2018 года назрел ряд вопросов, которые необходимо было решать комплексно. В своей сути менять подход к процессу учету рабочего времени, повышать качество данных по распределению усилий складского персонала на разных направлениях клиентов, повышать прозрачность и качество взаимодействия с подрядчиками Itella.

Решением было проектирование единого пространства для складских комплексов Itella, бухгалтерии и финансового департамента и всех подрядчиков по услугам складских операций.

СУТЬ РЕАЛИЗАЦИИ

• Система состоит из двух частей – терминалов учета рабочего времени и сервиса обработки данных «БОСС Контроль». Терминалы учета рабочего времени регистрируют персонифицированные карты сотрудников разного профиля.

• Сервис «БОСС Контроль» получает данные с терминалов, системы управления складом WMS PSI, далее формирует необходимую отчётность для руководства, бухгалтерии и кадров. Для каждого в своем виде.

• Данные от сервиса «БОСС Контроль» передаются в 1С: АРМ-Табель для последующей обработки и формирования табеля учета рабочего времени. Также данные поступают в систему Workforce Management для формирования анализа «план-факт».

• Данные от облачного сервиса поставщика решения передаются в кубы данных для проведения аналитик:

• План-фактный анализ;

• Информационные панели складов по объемным показателям;

• Акты поставщиков и акты нахождения на объекте;

• Набор печатных форм по простоям: приказы, акты, учетные листки и др.

РЕЗУЛЬТАТЫ

C 2018 года ИТ Itella реализует программу проектов «Цифровой склад 2020», результатом будет построение единого цифрового ландшафта. Где система учета рабочего времени складского персонала и времени оказания услуг Itella является одним из важных элементов.

Внедрение конкретного этой системы повлияло на следующие характеристики:

  1. Эффективность. Ушли от фиксации данных на бумаге, все хранится в ИС, ошибок меньше. Отсутствуют ошибки в расчете ЗП для сотрудников склада.
  2. Повышение трудовой дисциплины. Четкий контроль за исполнение трудовых обязанностей.
  3. Улучшение мер по охране труда сотрудников. Точный контроль и навигация каждого, идентификация области работы конкретного сотрудника, контроль за соблюдением режима охраны труда.
  4. Экономическая безопасность. Контроль перемещения между складами клиентов. К работе с конкретным видом товаров допущены только те сотрудники, которые проверены и авторизованы на работу с ним.
  5. Качество взаимодействия с подрядчиками. Подрядчик видит и фиксирует фактические данные по затратам персонала, затраты – прозрачнее, точный расчет оплаты услуг подрядчиков.
Гарантия для клиентов. В ИС имеются данные для проведения расследований страховых случаев, которые документально подтверждены и могут быть обогащены дополнительными данными из куба аналитики при необходимости
География проекта

Складские комплексы Itella, расположенные в Московской области: Химки, Крекшино, Лесной городок. Часть информационных систем решения находится на стороне подрядчика и поставщика решения, локализация – г. Санкт-Петербург.

Дополнительные презентации:
Система учета рабочего времени_TNA_Itella_final.pdf
Коментарии: 3
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    05.01.2021 22:07

    Успех любого Ит-проекта и основные его бизнес-выгоды лежат как раз в области организационных изменений, а ИТ лишь предоставляет возможность эффективно произвести эти изменения и / или показать необходимость в таких изменениях. Эти аспекты как раз и были показаны в презентации проекта. Так же положительны вмещаем следует отнести комплексный подход, который был проявлен в данном проекте.

  • Егор Бытачевский
    Рейтинг: 25
    Х5 Retail Group
    аналитик
    06.01.2021 11:37

    В данном случае я не согласен с Максимом, так как ИТ уже давно не является простым сервисом, обслуживающим бизнес, но в любой крупной компании ИТ - это драйвер изменений процессов и подхода к работе с данными, к их получению и использованию. Что здесь первично - сказать не всегда возможно, так как работа с информацией в широком смысле (учет, прогнозы, управление сотрудниками и т.д.) в информационных системах компании является частью бизнес-процесса и в большой степени формирует сам процесс, его сильные и слабые стороны и непосредственно влияет на его эффективность.

    По проекту хотелось бы задать вопрос Николаю, как решали проблему с недостаточной детализацией учитываемых операций в PSIwms для адекватного сопоставления плановых и фактических таймингов по элементарным операциям?

  • Николай Галкин
    Рейтинг: 690
    Itella
    ИТ Директор
    06.01.2021 12:10

    С наступившим Новым Годом, коллеги!
    Как мне кажется, истина где-то по середине. ИТ в наше время, ИМХО, в зависимости от "зрелости" в каждой компании, служит как генератором идей, так и поддерживающей функцией. Но тренд, как мне кажется, указан верно. Постепенно ИТ начинает занимать все более и более ведущую роль в компаниях и служит уже не только как эффективное средство для реализации целей, но и как лидирующая функция, формирующая эти цели.

    Что касается вопроса, то ответ на него очень прост ... Все дело в комплексном подходе. Когда мы объединяли в единое пространство несколько систем, данные из разных систем как раз и позволяют нам получать более точную картину. Объединяя данные из WMS с данными из Босс-Контроль получаем более точную картину по таймингам

Год
Предметная область
Отрасль
Управление