Оптимизация и стандартизация печатного парка

Заказчик
ПАО “БАНК УРАЛСИБ”
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
Brother
Год завершения проекта
2019
Сроки выполнения проекта
Август, 2017 - Декабрь, 2019
Масштаб проекта
9000 автоматизированных рабочих мест
Цели
Целью проекта была стандартизация парка печатающей техники по всей федеральной сети Заказчика. Необходимо было обеспечить бесперебойность печати, оптимизировать число устройства, избавиться от избыточности склада расходных материалов и таким образом исключить неэффективные затраты. Второй задачей было обеспечение прозрачности сервиса и осуществление максимального контроля за печатным парком и процессами печати в организации.

Уникальность проекта

Необходимо было стандартизировать парк печатающей техники заказчика - 269 офисов по всей территории РФ, где до этого использовалось около 370 моделей 18 вендоров. Одновременно нужно было продумать оптимальное размещение устройств в офисах разного типа (от 2 до 1000 человек) и учесть наличие зон непрерывной работы с клиентами, где печатающее устройство необходимо каждому сотруднику. Решением стал инновационный подход - разработка паспорта текущей инфраструктуры с визуализацией расстановки оборудования, информацией о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования банка. Такие паспорта помогли оптимизировать число устройств и минимизировать риски от сокращения их числа. По результатам проекта объем парка печатающей техники будет сокращен практически в 2 раза без снижения эффективности организации печати. Доступность сервиса сегодня составляет 98,7%, число сервисных обращений сократилось в 10 раз, документооборот, связанный с печатью, уменьшился в 45 раз.
Использованное ПО
МФУ и принтеры Brother MFC-L6950DW, HLL-6450DW, MFC-L9570CDW Тонер-картриджи Brother TN3520 и фотобарабаны DR3400
Сложность реализации
Проект был объемным, а география его была широкой – необходимо было стандартизировать печать в 269 офисов по всей территории РФ. Второй сложностью являлась необходимость учесть особенности и требования нормативных документов к кассовым узлам и обслуживанию клиентов. И, наконец, нужно было учитывать разнообразие планировочных решений и размеров офисов, продумывая оптимальное размещение печатающей техники для каждого формата офиса.
Описание проекта
Проект реализован на оборудовании Brother партнером ООО «Бразер» компанией ООО «С-Принт».

На первом этапе проекта была проведена оценка текущего состояния печатного парка, возможностей его оптимизации и сокращения числа печатающих устройств. На втором этапе был запущен пилотный проект «Идеальный офис». В одном из офисов банка вместо оборудования, используемого ранее, были установлены однотипные устройства Brother и минимизирован склад расходных материалов. Проект был признан успешным. После этого необходимо было разработать план стандартизации печати, который бы охватил все офисы и филиалы. Для каждого офиса был разработан паспорт текущей инфраструктуры– визуализация расстановки оборудования, включающая описание офиса, информацию о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования. Наличие подробного паспорта позволило оценить текущее состояние печатного парка внутри каждого офиса и разработать оптимизацию, сопровождаемую сокращением устройств с учетом детальной минимизации рисков для Заказчика. Максимальное удобство в работе являлось ключевым аспектом оптимизации. Результатом процесса стал проект покопийной печати в рамках MPS-контракта для 269 офисов и 7 филиалов банка, в которых работают более 9000 сотрудников. Изначально в проекте было задействовано почти 7000 устройств, как локальных, так и сетевых, затем печатающие устройства заменяли на современные модели Brother максимально соответствующие технологическим процессам Заказчика. Во всех устройствах используются только оригинальные расходные материалы, что гарантирует высокое качество печати и долгий срок службы оборудования.
География проекта
География проекта - вся территория РФ, где присутствуют офисы или филиалы банка - 7 федеральных округов и 46 регионов.
Дополнительные презентации:
Коментарии: 5
  • Евгений Домрачев
    Рейтинг: 15
    СМУ Плюс
    Технический директор
    23.12.2020 12:53

    Опишите, пожалуйста, подробнее про сервисный контракт.
    - На чьем балансе принтеры?
    - В стоимость копии входят только тонер-картриджи и фотобарабаны?
    - Как осуществляется плановое обслуживание и ремонт?
    - Какой получился экономический эффект?

    • Алексей Клинкевич Евгений
      Рейтинг: 70
      Банк УРАЛСИБ
      Менеджер сервиса печати
      24.12.2020 11:47

      Евгений,
      1. Устройства находятся на балансе заказчика.
      2. В стоимость копии входят расходные материалы, ЗИП, работы, подменное оборудование. Оплата – только за отпечаток, никаких других платежей нет. Исключение - выход из строя оборудования по вине заказчика
      3. Ремонт осуществляется по заявкам. Системы управления запросами на обслуживание заказчика и подрядчика синхронизированы. Кроме того, настроена передача уведомлений о выходе параметров оборудования в критичные, что позволяет подрядчику осуществлять проактивное сервисное воздействие без заявок со стороны заказчика .Плановое ТО проводится в соответствии с технологическими картами, разработанными подрядчиком в зависимости от типа оборудования и параметров его эксплуатации.
      4. Снижение затрат на сопровождение сервиса печати составило 22%.

  • Олег Баталов
    Рейтинг: 147
    AO Caspian Beverage Holding
    Начальник отдела информационных технологий
    23.12.2020 13:36

    Скажите пожалуйста, на сколько изменилась стоимость печати 1 страницы?

    • Алексей Клинкевич Олег
      Рейтинг: 70
      Банк УРАЛСИБ
      Менеджер сервиса печати
      24.12.2020 11:55

      Олег,
      Среднее снижение стоимости 1 страницы при неизмененном SLA составило 22%. При этом действует дифференциация цены клика (1 страницы печати) в зависимости от типа оборудования: его производительности, и цветности. Это стимулирует обновление парка и отказ от экономически неэффективных устройств в пользу печатной техники корпоративного сегмента, обеспечивающей возможность централизованного управления и мониторинга.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    06.01.2021 19:18

    Передача части функций на аутсорсинг - старый и популярный тренд. Часто заявляется снижение удельной стоимости, сложно сомневаться в том, что она реально происходит. Но основной потенциал снижения издержект - то, что начинают задумываться о том, что эта функция реально что-то стоит и на сколько она важна. Как мне кажется слудующий возможные шаги - это снижение количества распечатанных листков, а дальше - "безбумажная" компания ;)

Год
Предметная область
Отрасль
Управление