Внедрение системы управления закупками в «Государственной транспортной лизинговой компании (ГТЛК)»

До старта проекта АО «ГТЛК» не имела единого автоматизированного решения в рамках деятельности по управлению закупками. Подготовка документации велась в различных системах, согласование происходило в бумажной форме, заполнение документации осуществлялось вручную, включая ручное создание форм извещения и связанных документов. В ходе проекта была осуществлена унификация бизнес-процессов, обеспечено выполнение функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации, был получен эффективный инструмент управления закупками и обеспечена прозрачность всех процессов.

Проект был реализован в период с ноября 2019 года по февраль 2021 года. Масштаб работ – 320 автоматизированных мест. Партнер проекта – ООО «Аксиома-Софт».

Аксиома

Голосовать.png

Каковы цели проекта?

Данный проект инициирован руководством «ГТЛК» с целью создания системы автоматизации управления закупочной деятельностью Общества.

Основные задачи, решение которых было возложено на внедряемую информационную систему:

  • унификация бизнес-процессов управления закупочной деятельностью Общества;
  • существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов управления закупочной деятельностью;
  • реализация настраиваемых процессов согласования документов в рамках регламентированных и нерегламентированных закупочных процедур на всех уровнях контроля;
  • управление операционным риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности:
    • уменьшение времени на выполнение рутинных операций;
    • снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных за счет использования логического контроля, контрольных соотношений, исключения дублирования информации, должного распределения полномочий;
    • повышение производительности труда (в том числе экономия рабочего времени и связанных экономических затрат) при выполнении процессов закупочной деятельности;
    • снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам закупочной деятельности Общества;
    • улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов управления закупочной деятельностью;
    • улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе – в режиме реального времени;
    • реализация механизмов автоматизированной подготовки, публикации и контроля размещения сведений об исполнении Договоров, заключенных в соответствии с Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ на протяжении всего жизненного цикла.

В чем уникальность проекта для рынка?

Разработанная система управления закупочной деятельностью обладает следующими возможностями:

  • подготовка единого реестра заявок на закупку;
  • подготовка плана закупок;
  • формирование шаблонов закупочных документов, передача согласованного проекта договора из СЭД в Систему управления закупочной деятельностью;
  • проведение многолотовых закупок, интеграция с ЭТП;
  • передача заявок участников на экспертное заключение в экспертную группу, заключения рассматриваются на очном заседании комиссии, результат регистрируется в системе секретарем;
  • заключение договоров в электронной форме, проект договора размещается на ЭТП для подписания между сторонами;
  • сведения об объеме оплат регистрируются и проходят цикл согласования в системе, утвержденные сведения консолидируются в ежемесячной и годовой отчетности;
  • календарь закупщика – автоматизированное рабочее место закупщика, консолидирующее важную информацию по закупочным процедурам, информирует о сроках нового этапа, сведения передаются на ЭТП.

Каковы характеристики проекта?

Государственная транспортная лизинговая компания (АО «ГТЛК») – крупнейшая лизинговая компания России, инструмент государственной политики управления и устойчивого развития транспортной отрасли России, входит в перечень системообразующих организаций российской экономики. ГТЛК обеспечивает реализацию государственной поддержки транспортной отрасли, формирование эффективной транспортной инфраструктуры, привлечение внебюджетных инвестиций, развитие отечественного машиностроения, наряду с цифровой трансформацией и повышением операционной эффективности компании.

До старта проекта Компания не имела единого автоматизированного решения в рамках деятельности по управлению закупочной деятельностью. Основные факторы, послужившие причинами внедрения системы управления закупочной деятельностью:

  • подготовка частей пакета закупочной документации велась в различных системах, согласование в бумажной форме;
  • подготовка документации о закупке осуществлялась вручную, включая ручное заполнение форм извещения и связанных документов;
  • в компании осуществлялся ручной контроль соблюдения условий проведенной закупочной процедуры, а также условий заключения и размещения сведений об исполнении договоров на протяжении всего их жизненного цикла;
  • отсутствовала автоматическая выгрузка данных об исполнении договоров на ЕИС, формирование пакета документов и размещение на площадках ЭТП\ЕИС производилась в ручном режиме;
  • присутствовала необходимость осуществлять ручной сбор внутренней и внешней отчетности, её консолидацией и передачу сведений на ЕИС.

Каких результатов удалось достичь?

Бизнес-процесс управления закупочной деятельностью автоматизирован для обеспечения выполнения функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности АО «ГТЛК», осуществляемых в соответствии с нормами положения о закупках и требований Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Достигнутые цели по бизнес-процессу:

  • получен эффективный инструмент управления закупочной деятельностью компании;
  • обеспечена прозрачность, необходимая для управления закупочной деятельностью;
  • документы об инициации и проведении закупки связаны в единое целое с заключенными по итогу проведения процедур Договорами, включая детализированные сведений обо всех циклах прохождения процедуры;
  • обеспечена взаимосвязь процессов СЭД и закупочной деятельности;
  • прозрачность процесса выбора контрагента по регламентированным и нерегламентированным процедурам;
  • сокращение трудозатрат на подготовку и согласование закупочной документации;
  • снижение ошибок при подготовке отчетности.

Голосовать.png

1070
Предметная область
Отрасль
Управление