Цифровой документооборот «УРАЛСИБ Страхование»

Автоматизация СЭД на базе «Первой Формы» позволила реализовать все внутренние процессы компании в рамках принятых регламентов и на 20% сократить время на подготовку и согласование договоров. Созданный электронный архив - это более 40 тыс. документов с сохранением истории версий и защитой от нерегламентированных изменений. Уникальное мобильное приложение полностью идентично веб-версии СЭД и дает возможность сотрудникам компании «УРАЛСИБ Страхование» согласовывать и подписывать документы.

Работы над проектом шли с ноября 2019 года по декабрь 2020 года. Масштаб проекта - 1810 человеко-часов.

Первая форма

Голосовать.png

Какие цели были поставлены перед проектом?

Можно отметить несколько важных целей:

  • Повысить эффективность согласования документов за счет наложения регламента на процесс согласования документов между всеми подразделениями для повышения скорости и качества принятия управленческих решений.
  • Разработка единой коммуникационной среды для взаимодействия сотрудников всех подразделений.
  • Обеспечить единый архив документов и удобный поиск оригиналов подписанных документов.
  • Реализовать разграничение прав доступа к объектам электронного архива среди подразделений одного юридического лица; своевременное предоставление информации клиентам и службам ЦБ, ВСС, ФНС на основе ролевой модели доступа.

В чем заключается уникальность проекта?

Прежде всего, обеспечено соблюдение регламентов по срокам согласования документов и составу согласующих лиц. Реализована сквозная работа с документами сотрудников смежных подразделений и ролевая модель доступа. При работе с поручениями реализована возможность направить на внутреннее исполнение сотрудникам не в линейном подчинении, с запросом согласования линейного руководителя.

Также был создан централизованный электронный архив документов с сохранением истории версий и защитой от нерегламентированных изменений, насчитывающий более 40 тыс. документов. Реализован удобный поиск электронных версий документа и подписанных оригиналов.

Организовано оперативное и удобное взаимодействие между подразделениями: финансовым департаментом, дирекцией документационного обеспечения, департаментом правового обеспечения, управлением методологии страхования, службой клиентского сервиса, службой актуарных расчетов.

Важно отметить, что с момента запуска проекта в декабре 2020 года было создано более 180 тыс. задач, включая все элементы СЭД.

Были ли какие-то сложности в ходе проекта?

Реализована матрично-итерационная процедура согласования документов, позволяющая совершать неограниченное количество циклов итераций согласования, причем на каждом следующем этапе данные, полученные на предыдущем, не теряются и учитываются. Если на первом этапе пользователь согласовывает задачу, то она считается с его стороны согласованной, и он не участвует в согласовании на следующих этапах.

Для этого потребовалось создание набора уникальных автоматизаций при формировании и настройки маршрутов жизненного цикла сущностей (элементов) системы при реализации функционала по согласованию внутренних документов в разделах организационно-распорядительной документации и служебные записки.

В чем состоят основные характеристики новой СЭД?

1. Автоматизированы внутренние процессы в соответствии с принятыми в компании регламентами и объединены на единой платформе:

  • подготовка и согласование договоров и внутренней организационно-распорядительной документации;
  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • организация электронного архива документов;
  • организация совещаний, постановка поручений по итогам совещаний, контроль выполнения поручений.

2. Реализован функционал для управления работой коллегиальных органов (в том числе Тендерного комитета), рабочих совещаний и встреч.

3. Реализовано управление требованиями к изменению и развитию СЭД.

4. Создан внутренний портал для публикации новостей и объявлений, список встреч и задач на сегодня с указанием срока выполнения задачи и просроченные задачи.

5. Разработано полнофункциональное мобильное приложение, объединяющее корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, непрерывное участие и управление бизнес-процессами для оперативного согласования документов.

Голосовать.png

822
Предметная область
Отрасль
Управление