Цифровой офис сопровождения поставок металлолома на ПАО «ММК»

ПАО "ММК" ежегодно закупает около 3 миллионов тонн металлолома в год на сумму примерно 80 млрд рублей – это примерно 150 вагонов в сутки. От сотрудников требовалось огромное количество трудозатрат по ведению документооборота, оформлению, учету, контролю и оплате такого объема лома. Чтобы оптимизировать этот процесс, был создан цифровой офис, на 100% состоящий из программных роботов RPA. В результате скорость обработки операций и документов выросла в 5 раз, ошибки отсутствуют, контроль поставок осуществляется в реальном времени.

Реализация проекта шла с января 2020 года по октябрь 2021 года. Масштаб проекта - 20000 человеко-часов. Партнером выступила компания - ООО "Центр технологий роботизации "Некст".

NEXT

Голосовать.png

Каких ключевых целей планировалось достичь в результате проекта?

Перед ПАО «ММК» стояли следующие задачи:

  1. Создание цифрового офиса, на 100% состоящего из программных роботов RPA.
  2. Цифровизация процесса – исключение бумажных носителей, создание централизованного хранилища данных о транзакциях, формирование цифрового следа всех операций, исключение ошибок, вызванных человеческим фактором.
  3. Исключение рисков невозврата авансовых платежей за недопоставку металлолома.
  4. Исключение переплаты за несоответствующий вид и вес металлолома, потерь от некорректного ценообразования на лом.
  5. Обеспечение бесшовности процесса при взаимодействии с банками (оплата, валютный контроль) и РЖД (логистика из Этран).
  6. Минимизация изменения существующих IT-систем, сокращение сроков и стоимости автоматизации.

В чем уникальность этого проекта для рынка?

ПАО "Магнитогорский металлургический комбинат" входит в число крупнейших мировых производителей стали и занимает лидирующие позиции среди предприятий черной металлургии России. Объем производства составляет около 12 миллионов тонн стали в год.

Процесс обеспечения металлоломом является стратегическим для ПАО ММК. Объем поставки лома составляет около 3 миллионов тонн в год, а это 150 грузовых вагонов в сутки - масштаб документооборота был огромным, количество операций по оформлению, учету, контролю и оплате данного объема лома требовали значительных трудозатрат. В бизнес-процессе участвовали: логисты, коммерческая служба, финансисты, управление производством, юристы, бухгалтеры, программисты, экономисты, ответственные по договорам. 32 сотрудника обрабатывали около 30 000 документов в месяц.

На базе существующей в компании ERP-системы интегрировано RPA-решение и оно органично встроено в процессы взаимодействия с большим количеством поставщиков. Нашим специалистам удалось быстро наладить связку со всеми контрагентами, в том числе и банками.

Проект позволил изменить стратегию закупок металлолома, повысить уровень сырьевой безопасности, существенно расширить пул действующих поставщиков. Реализован высокий потенциал проекта: сопровождение поставок от резидентов на старте проекта тиражировано на поставки от нерезидентов. Весь объем поставляемого металлолома обрабатывается программными роботами RPA. Скорость обработки операций (32 тыс./мес.) и документов (30 тыс./мес.) выросла в 5 раз, ошибки отсутствуют, осуществляется контроль поставок в реальном времени, 100% прозрачность действий.

Важно подчеркнуть, что цели проекта были достигнуты только с помощью технологии RPA, существующая ERP и сопутствующие системы не модернизировались и не перевнедрялись.

Что умеют делать роботы?

"Офис" из 25 роботов в рамках бизнес-процесса выполняет следующий функционал:

  • получение данных об отгрузке от поставщиков (сканированные ж/д квитанции, инвойс);
  • проверка действия договора с поставщиком;
  • проверка взаиморасчетов (задолженности) с поставщиком;
  • проверка отправки вагона через систему РЖД;
  • расчет стоимости отправленных вагонов;
  • определение нормативного срока вагонов в пути;
  • расчет авансового платежа исходя из стоимости вагонов;
  • проверка наличия лимитов бюджета;
  • подготовка документов для оплаты в ERP;
  • подготовка документов валютного контроля;
  • отправка платежных документов в клиент-банк;
  • осуществление предоплаты;
  • расчет стоимости прибывшего вагона (с фактическим видом и весом лома);
  • расчет окончательного платежа исходя из фактической стоимости вагона;
  • осуществление окончательной оплаты;
  • отправка документов поставщику (приемо-сдаточный акт, акт сверки);
  • формирование бухгалтерских проводок в ERP по поставленному лому;
  • ведение базы данных всех транзакций;
  • формирование рейтинга надежности поставщиков;
  • пополнение централизованного хранилища подтверждающими документами.

Нужно добавить, что кросс-функциональный процесс, критичный к остановке, выполняется в автономном режиме без участия человека. Сотрудники подключаются, только когда требуются нестандартные решения.

Возникли ли какие-то сложности в процессе реализации проекта?

Сложно было описать и систематизировать под автоматизацию данный процесс, так как его выполняли 9 функциональных подразделений внутри Группы ПАО "ММК", были задействованы 32 сотрудника.

Взаимодействие между сотрудниками осуществлялось как в последовательном, так и в параллельном режимах. Кроме того, данный процесс является непрерывным, критичным к остановке, сбой в бизнес-процессе может привести к простоям производства.

Применение технологии RPA позволило плавно автоматизировать бизнес-процесс без его остановки и жесткого вмешательства. На следующем этапе возникли вопросы информационной безопасности RPA.

Основную часть своей работы роботы производили во внутренних учетных системах, ERP на базе Oracle, BI, банк-клиентах и так далее. Необходимо было продумать детали интеграции роботов в корпоративную ERP-систему и способы администрирования его прав.

Сложность заключалась во множестве различных ролей и сущностей в ERP - для каждой нужно было прописать сценарии взаимодействия с роботом. В операциях, совершаемых роботом в банк-клиенте, по согласованию с банком запретили роботу выполнять действия, требующие одобрения на оплату сделок. Он может создать только шаблон платежа, но не может согласовать какие-либо действия. В бизнес-процессе использовался большой объем бумажных документов, от которых необходимо было избавиться. Входящие документы были плохого качества и не пригодны к машинному распознаванию, в дальнейшем они проходили сложную схему визирования и согласования. Отсутствовало централизованное хранение подтверждающих документов.

Также возникла проблема доверия к роботам: ПАО "ММК" ежегодно закупает около 3 миллионов тонн металлолома в год на сумму примерно 80 млрд рублей. Суперсложной задачей было убедить менеджмент доверить эти деньги роботам.

Каковы результаты проекта?

В итоге роботы помогли расширить возможности закупки сырья. До внедрения у процесса было много участников, его масштабирование привело бы к необходимости нанимать новых работников. С помощью RPA теперь мы можем обрабатывать на порядок больше операций без расширения штата, управляя рисками его невозврата.

Голосовать.png


978
Предметная область
Отрасль
Управление